Cómo aprovechar el crédito de FUNDAE para formar a tu equipo a coste cero (o casi)

Cada año, miles de Pymes en España dejan de utilizar millones de euros que tienen a su disposición para formar a sus equipos. La razón casi siempre es la misma: la percepción de que el sistema de bonificaciones de FUNDAE es un laberinto burocrático, lleno de trampas y con un riesgo real de inspección y sanción. El miedo a «hacerlo mal» y tener que devolver el dinero con recargos paraliza a muchos gerentes que, en el fondo, saben que la formación es una inversión necesaria.

La mayoría de guías se centran en los pasos administrativos para solicitar el crédito, pero omiten el punto más importante: la mentalidad que hay que adoptar para que el proceso sea seguro y eficaz. Este no es un simple trámite, es un contrato de confianza con la administración pública. Por ello, la clave no es solo seguir los pasos, sino entender la lógica que hay detrás de cada requisito, especialmente la lógica de una posible inspección del Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE).

Este artículo adopta una perspectiva diferente. En lugar de ofrecer un manual de «cómo solicitar la bonificación», le proporcionaremos un manual de «cómo evitar los problemas». Le guiaremos a través de las preguntas críticas que todo administrativo o gerente se hace, analizando no solo el qué, sino el porqué de cada norma. El objetivo es transformar la gestión del crédito de formación de una fuente de ansiedad a una herramienta estratégica para la competitividad de su empresa.

Para abordar este tema con la máxima claridad, hemos estructurado el contenido en torno a las preguntas más frecuentes y críticas. A continuación, encontrará un desglose de los puntos que trataremos para desmitificar por completo el proceso de bonificación.

¿Cuánto dinero tiene mi empresa este año para formación y cuándo caduca?

La primera pregunta es siempre la más directa: ¿de cuánto dinero disponemos? El crédito de formación de una empresa se calcula en base a las cotizaciones por Formación Profesional del año anterior. Sin embargo, para facilitar el acceso a las Pymes, existe un mínimo garantizado. Toda empresa de 1 a 5 trabajadores, independientemente de su cuota, dispone de una cantidad fija. De hecho, existe un mínimo garantizado de 420€ para empresas de 1 a 5 trabajadores, lo que asegura que incluso las microempresas puedan acceder a formación de calidad. Para empresas de mayor tamaño, el crédito se calcula como un porcentaje de lo cotizado.

Es fundamental entender que este crédito es anual y caduca el 31 de diciembre del año en curso. El dinero que no se utiliza no se acumula para el año siguiente; simplemente se pierde. Por ello, la planificación es clave. Conocer su crédito exacto a principios de año le permite diseñar un plan de formación alineado con sus objetivos de negocio, en lugar de tomar decisiones apresuradas en el último trimestre. El cálculo preciso depende del tamaño de la plantilla, como se detalla a continuación.

La siguiente tabla, elaborada a partir de un análisis sobre el cálculo del crédito de formación, resume los porcentajes aplicables según el tamaño de la empresa.

La cuantía disponible es solo el principio. El verdadero reto es utilizarla de forma que sea incontestable ante una inspección, especialmente en la formación online.

¿Qué características debe tener un curso online para que la inspección no te reclame el dinero?

Para que un inspector del SEPE no cuestione la bonificación de una formación online, esta debe garantizar una trazabilidad probatoria irrefutable. No basta con que el empleado diga que ha hecho el curso; la plataforma de teleformación debe generar pruebas técnicas que demuestren la participación, interacción y superación de la formación por parte del alumno. El foco de la inspección no está en el contenido del curso, sino en la evidencia de su realización.

Esto se traduce en una serie de requisitos técnicos que la plataforma de e-learning debe cumplir. Desde el registro detallado de los tiempos de conexión de cada usuario hasta la existencia de un sistema de tutorización activo y con plazos de respuesta garantizados. Cualquier plataforma que se utilice para impartir formación bonificada debe estar preparada para proporcionar un acceso específico a los órganos de control, permitiéndoles auditar el progreso y la interacción de cualquier alumno de forma independiente. La ausencia de estas capacidades es una de las principales causas de no conformidad.

La clave es pensar como un auditor: si no se puede medir y probar, no existe a efectos de la bonificación. La plataforma no es solo un vehículo para el contenido, sino una máquina de generar evidencias. Antes de contratar cualquier curso online, es imperativo asegurarse de que el proveedor puede garantizar por contrato el cumplimiento de todos los requisitos técnicos exigidos por la normativa vigente.

Una vez asegurada la calidad técnica de la formación, el siguiente paso es entender los costes asociados, ya que no siempre es «a coste cero».

¿Cuándo está obligada la empresa a pagar una parte del curso de su bolsillo según su tamaño?

La idea de «formación a coste cero» es un potente reclamo, pero es una verdad con matices importantes. El concepto clave aquí es la cofinanciación privada. La normativa establece que la bonificación pública debe ser complementada por un esfuerzo inversor por parte de la empresa. Sin embargo, este «pago» no siempre implica un desembolso directo de dinero. La normativa es clara: las empresas con más de 5 trabajadores deben asumir un porcentaje de cofinanciación, cuya cuantía varía según el tamaño de la plantilla.

La buena noticia para los directores financieros es que la cofinanciación puede cubrirse, total o parcialmente, con los costes salariales de los trabajadores que participan en la formación durante su jornada laboral. Es decir, el tiempo que un empleado dedica a formarse, en lugar de a sus tareas productivas, se considera una inversión por parte de la empresa. Calcular y documentar correctamente estos costes es la estrategia más eficiente para cumplir con la obligación de cofinanciación sin afectar al flujo de caja.

La fórmula es sencilla: el coste total de la formación (coste del curso + costes salariales de los alumnos) menos la bonificación aplicada, debe ser igual o superior al porcentaje de cofinanciación exigido. Para optimizar el proceso, es vital tener en cuenta los límites establecidos, como los módulos económicos máximos (el coste/hora por participante que se puede bonificar) y el porcentaje máximo de los costes de organización. Una gestión inteligente de estas variables permite maximizar la bonificación y minimizar el esfuerzo financiero real de la empresa.

• Calcular los costes salariales: Es el coste por hora de cada trabajador participante, incluyendo sueldo bruto y cotizaciones sociales.
• Imputar costes como cofinanciación: Este valor se suma al coste de la formación para determinar la inversión total de la empresa.
• Controlar los costes de organización: Estos no pueden superar el 10% del coste de la formación (con excepciones para microempresas).
• Verificar módulos máximos: Actualmente, 8€/hora para presencial y 5€/hora para teleformación, como norma general.

Entender la cofinanciación es clave para la planificación, pero ¿qué ocurre si, a pesar de todo, algo sale mal y llega una inspección?

¿Qué pasa si me bonifico un curso que no cumple los requisitos y llega una inspección?

Este es el mayor temor de cualquier gestor: la llegada de un requerimiento del SEPE. Si una inspección concluye que la formación bonificada no cumple con los requisitos normativos, las consecuencias van más allá de una simple reprimenda. La empresa estará obligada a devolver el importe íntegro de la bonificación aplicada en sus seguros sociales, a lo que se añadirán los correspondientes recargos e intereses de demora. En la práctica, esto significa pagar por un curso que no ha cumplido su objetivo y, además, una penalización.

Las causas de no conformidad son variadas, pero a menudo se centran en la falta de trazabilidad probatoria en teleformación, la superación de los módulos económicos o la inclusión de trabajadores que no cumplían los requisitos. El volumen de estas incidencias es significativo.

Autoforma analiza en su Taller de Asociados la masiva de no conformidades detectadas en 2024 en bonificaciones de formación, con especial atención a las incidencias en la tutorización en teleformación

– Autoforma – Asociación Nacional de Gestores de Formación, Informe sobre inspecciones FUNDAE 2024

La defensa ante este escenario es puramente documental. La ley obliga a las empresas a conservar toda la documentación justificativa de la formación durante un período de 4 años. Esto incluye desde las facturas y los diplomas hasta, y más importante, los registros de actividad de la plataforma de teleformación. Ante un requerimiento, que hoy en día se realiza de forma telemática, la empresa debe ser capaz de aportar todas las pruebas que acrediten la correcta realización y gestión de la acción formativa. La clave es la proactividad: documentar todo el proceso pensando que va a ser auditado. Como establece la normativa, es competencia del SEPE el control e inspección, por lo que las empresas deben estar preparadas para justificar cada euro bonificado.

Afortunadamente, el sistema no solo sirve para cursos «estándar», sino que ofrece vías muy interesantes como el Permiso Individual de Formación.

¿Cómo usar el PIF para que un empleado se saque una titulación oficial en horas de trabajo?

El Permiso Individual de Formación (PIF) es una de las herramientas más potentes y menos conocidas del sistema de formación bonificada. A diferencia de las acciones formativas estándar, el PIF permite a un trabajador formarse en horario laboral para obtener una titulación oficial, y la empresa puede bonificarse el coste salarial de esas horas que el empleado no está en su puesto de trabajo. Esto incluye grados universitarios, formación profesional, certificados de profesionalidad o el bachillerato.

El objetivo es claro: facilitar la conciliación y el desarrollo profesional de los trabajadores. La empresa «cede» al trabajador parte de su jornada para que estudie, y el sistema le compensa por ello. Existe un límite de 200 horas laborales máximo por año o curso académico que la empresa puede bonificar por cada trabajador que solicite un PIF. Es una situación donde todos ganan: el empleado mejora su cualificación oficial, y la empresa invierte en su capital humano con un coste directo mínimo, además de mejorar el compromiso y la retención del talento.

La gestión del PIF es un proceso que requiere acuerdo y comunicación entre el trabajador y la empresa. No es una obligación para la empresa concederlo si choca con necesidades organizativas, pero si se aprueba, el procedimiento es relativamente sencillo y se gestiona a través de la aplicación de FUNDAE. Los pasos clave son:

1. El trabajador solicita el permiso a la empresa con antelación, presentando la matrícula o justificación de la formación oficial.
2. La empresa valora si la ausencia del trabajador es compatible con la organización del trabajo.
3. Se firma un acuerdo entre ambas partes, especificando el calendario de horas cedidas.
4. La empresa comunica el inicio del PIF a FUNDAE antes de que comience la formación.
5. Se lleva un registro de las horas de ausencia del trabajador por motivo de la formación.
6. Al final del mes, la empresa aplica la bonificación correspondiente a los costes salariales de esas horas en sus seguros sociales.

Ahora bien, es importante no confundir el crédito de FUNDAE para formación con otras ayudas estatales, como el conocido Kit Digital.

¿Qué condiciones debes cumplir sí o sí para que no te denieguen la ayuda de Red.es?

Es un error común confundir o mezclar las ayudas de FUNDAE con el programa Kit Digital, gestionado por Red.es. Aunque ambos buscan mejorar la competitividad de las Pymes, sus objetivos y naturalezas son completamente diferentes y, lo más importante, son incompatibles para un mismo concepto de gasto. Intentar financiar lo mismo por ambas vías es una causa segura de denegación y posibles sanciones por doble financiación.

La diferencia fundamental es simple: el Kit Digital financia la adquisición e implementación de soluciones tecnológicas (un CRM, una web, una herramienta de ciberseguridad), mientras que FUNDAE financia la formación de los trabajadores para que aprendan a usar esas herramientas o adquieran nuevas competencias. El primero financia el «qué» (la tecnología) y el segundo el «cómo» (el conocimiento para usarla).

La justificación de cada ayuda es también distinta. En el Kit Digital, se justifica mediante facturas del Agente Digitalizador y la entrega de la solución. En FUNDAE, la justificación es la trazabilidad de la acción formativa: la prueba de que el trabajador ha participado y aprendido. La siguiente tabla resume las diferencias clave:

Una vez implementada la formación, surge la pregunta final para la dirección: ¿ha servido para algo?

¿Cómo demostrar al director financiero que el curso de ventas ha generado dinero?

Para un director financiero, la bonificación de FUNDAE es un apunte contable. El verdadero valor de la formación no reside en que sea «gratis», sino en su capacidad para generar un retorno de la inversión (ROI) tangible. Demostrar este ROI es el paso final para cerrar el círculo y justificar futuras inversiones en formación. No basta con decir que el equipo está «más motivado»; hay que presentar datos.

El primer punto a favor es que el coste directo de la formación puede ser nulo, ya que según FUNDAE, las empresas pueden recuperar la totalidad del coste de formación a través de las bonificaciones. Esto hace que cualquier mejora en los resultados tenga un impacto directo en la rentabilidad. El reto está en medir esa mejora. Para un curso de ventas, por ejemplo, es crucial establecer unos Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs) antes de la formación para poder comparar el «antes» y el «después».

Estos KPIs deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo definido (SMART). No se trata de métricas complejas, sino de observar la evolución de los indicadores que ya se deberían estar siguiendo en el departamento comercial. Un análisis trimestral post-formación comparado con el mismo trimestre del año anterior puede revelar el impacto real del curso, aislando factores estacionales.

Dominar la justificación del ROI nos permite mirar hacia el futuro y decidir en qué competencias invertir.

Upskilling técnico en la era de la IA: ¿qué herramientas debe aprender tu equipo hoy para no quedarse obsoleto?

Una vez que se domina el «cómo» de la bonificación, la pregunta estratégica es el «qué». En el entorno empresarial actual, marcado por la irrupción de la Inteligencia Artificial, el upskilling técnico ya no es una opción, sino una necesidad para la supervivencia. Dejar al equipo obsoleto en competencias digitales es un riesgo mucho mayor que una posible inspección de FUNDAE. La buena noticia es que el sistema de bonificaciones es el vehículo perfecto para financiar esta transición.

La demanda de formación en competencias digitales se ha disparado. Datos de FUNDAE ya mostraban en 2022 la disponibilidad de 33.553 recursos formativos en competencias digitales, una cifra que no ha hecho más que crecer. Hoy, la prioridad se centra en herramientas y conceptos que permiten a los equipos no solo entender la IA, sino aplicarla para mejorar la productividad y la toma de decisiones. Formar a un equipo de marketing en «Prompt Engineering» o a un equipo de operaciones en «Automatización con IA» puede tener un impacto directo y medible en los resultados de la empresa.

La clave es elegir formaciones que no sean meramente teóricas, sino que estén orientadas a la aplicación práctica en el día a día de la Pyme. A continuación, se presentan algunas de las áreas de formación en IA más demandadas y que son 100% bonificables si se gestionan correctamente a través de FUNDAE:

• Prompt Engineering para Marketing y Ventas: Aprender a «hablar» con IAs como ChatGPT para generar contenido, analizar mercados o crear campañas.
• Automatización de procesos con Power Automate y AI Builder: Capacitar al personal administrativo para que automaticen tareas repetitivas sin necesidad de programar.
• Análisis de datos con ChatGPT Advanced Data Analysis: Formar a analistas o directivos para que puedan cargar ficheros de datos y obtener análisis complejos en lenguaje natural.
• Machine Learning aplicado a la empresa con Python: Un paso más allá, para equipos técnicos que quieran desarrollar sus propios modelos predictivos.
• Inteligencia Artificial para la optimización de procesos: Cursos de visión general para mandos intermedios, que les permitan identificar oportunidades de aplicación de la IA en sus departamentos.

En definitiva, dominar el mecanismo de bonificaciones de FUNDAE no es un fin en sí mismo. Es el medio que permite a cualquier Pyme, sin importar su tamaño, acceder a la formación más avanzada y asegurar así su relevancia y competitividad en un mercado en constante evolución. La gestión rigurosa de hoy es la innovación que garantizará el éxito de mañana.